Hvor længe skal du gemme bilag – og hvad du må makulere i december
Hvert år i december bliver der ryddet op i ringbindene, og hvert år er der nogen, der makulerer et år for meget. Vi har læst bogføringslovens bestemmelser om opbevaring og skrevet dem om til, hvad de betyder i praksis for et lille kontor. Vi er ikke revisorer. Er du i tvivl om noget konkret – fx om en kreditnota hører til 2021 eller 2022 – så spørg din revisor, før du tænder makulatoren.
Hvad siger loven?
Bogføringsloven fastsætter, at regnskabsmateriale skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Opbevaringen skal ske, så materialet kan findes frem entydigt i hele perioden. Opbevares materialet elektronisk, skal det uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger kunne udskrives i klarskrift. Reglerne er samlet hos Erhvervsstyrelsen, og vi linker til lovteksten nederst.
Regn fristen rigtigt
Fristen løber fra udgangen af regnskabsåret, ikke fra bilagets dato. Et bilag fra januar 2021 og et fra december 2021 må begge først makuleres efter 31. december 2026, hvis regnskabsåret følger kalenderåret. Har I forskudt regnskabsår, tæller du fra det regnskabsårs slutning, bilaget hører til. Det er den fejl, vi oftest ser: at man makulerer efter bilagsdato.
| Regnskabsår (kalenderår) | Må tidligst makuleres |
|---|---|
| 2020 | 1. januar 2026 |
| 2021 | 1. januar 2027 |
| 2022 | 1. januar 2028 |
Hvad skal blive liggende længere?
Fem år er minimum for det almindelige regnskabsmateriale. Dokumenter, der vedrører noget, der stadig er aktivt – lejekontrakter, lånedokumenter, afskrivningsgrundlag for bygninger og maskiner, dokumentation for anskaffelser, der stadig afskrives – skal efter vores vurdering gemmes, så længe forholdet eksisterer, og fem år derefter. Det er ikke en regel, vi finder i bogføringsloven som sådan, men en praksis, vores egen revisor anbefaler. Spørg jeres.
Må du scanne og smide papiret ud?
Loven stiller krav til, at elektronisk materiale kan udskrives i klarskrift uden bearbejdning. Scanner du bilag ind i et bogføringssystem, der opfylder det, kan papiret makuleres – men vi vil anbefale, at I først scanner, så tjekker, at filerne kan åbnes, og så makulerer. Vi har kigget på scannere til bilag i bedste scanner til store mængder papir.
Makulering af bilag med personoplysninger
Bilag indeholder ofte navne, adresser og CPR-numre (lønsedler, kørselsbilag). Når de må smides ud, skal det ske, så oplysningerne ikke kan genskabes. Producenterne angiver makulatorers sikkerhed efter DIN 66399 i niveauer fra P-1 til P-7; P-4 (krydsmakulering i små partikler) er det niveau, de fleste producenter anbefaler til personoplysninger. Her er tre makulatorer fra Proshop, aflæst 15. oktober 2026. Vi har ikke selv brugt dem; oplysningerne er Proshops.
Leitz IQ Home Office, P-4, 10 ark – 849 kr.
Krydsmakulering 4 x 28 mm, 10 ark ad gangen og 23 liters beholder ifølge Proshop. Den størrelse, der passer til én person eller et lille kontor. På lager. Køb hos Proshop
Rexel Secure X6, P-4, 6 ark – 499 kr.
Krydsmakulering 4 x 40 mm og 6 ark ad gangen ifølge Proshop. Nok til hjemmekontoret, hvis bunken er lille. Bestillingsvare med 7-8 dages levering i oktober. Køb hos Proshop
Rexel Optimum AutoFeed+ 100X, P-4, 100 ark – 2.399 kr.
Automatisk indføring af op til 100 ark og en 34 liters beholder ifølge Proshop. Den, man køber, hvis december betyder fem ringbind og ikke fem bilag. På lager. Køb hos Proshop
Den billige Rexel Secure S5 til 339 kr. er strimmelmakulering i P-2 ifølge Proshop – fint til reklamer, ikke til lønsedler. Flere modeller og forskellen på niveauerne står i bedste makulator til GDPR og følsomme dokumenter.
Vores decemberrutine
- Find ringbindene fra det regnskabsår, der er fyldt fem år ved årsskiftet (i december 2026: 2021).
- Tjek med revisor, om noget i bindet stadig er aktivt (lån, leasing, afskrivninger).
- Makulér resten i januar – ikke i december. Så er fristen med sikkerhed udløbet.
- Skriv i en liste, hvad der er makuleret og hvornår.
Det, der skal blive liggende, kan med fordel pakkes om – se vores guide til arkivering ved årsskiftet.
Lovgivningen er gengivet, som vi læser den 15. oktober 2026, og kan ændre sig – tjek Erhvervsstyrelsens side, og spørg din revisor ved tvivl. Priser og lager er fra Proshop samme dag. Vi har ikke selv prøvet produkterne. Produktlinkene er affiliate-links; vi kan få provision, uden at det koster dig ekstra.
