Scanner til bilag: 3 dokumentscannere, der gør årsregnskabet mindre træls

Der er to slags bilag i en lille virksomhed: dem, der kommer som pdf i indbakken, og dem, der ligger i en kuvert i handskerummet. Den første slags passer sig selv. Den anden slags er grunden til, at scannere sælger i februar og marts, når revisoren rykker. Her er tre dokumentscannere fra Proshop, aflæst den 15. oktober 2026, sammenlignet på det, der betyder noget, når opgaven er 300 kvitteringer og ikke ét flot foto.

Hvad loven kræver – og ikke kræver

Bogføringsloven fra 2022 indfører krav om digital bogføring i etaper. Ifølge Erhvervsstyrelsens vejledning til bogføringsloven trådte kravet i kraft for de ikke-regnskabspligtige virksomheder – typisk enkeltmandsvirksomheder – den 1. januar 2026, hvis nettoomsætningen har oversteget 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår. Selskaber, der skal aflægge årsrapport, var omfattet før. Vejledningen siger også, at købs- og salgsbilag skal gemmes og opbevares digitalt, og at bilag skal opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører. Den nævner samtidig, at der "i visse tilfælde" kan forekomme bilag i papirformat, fx kvitteringer. Det er præcis de bilag, en scanner er til: Papiret fra handskerummet skal ind i det digitale system, hvor resten ligger. Hvor længe det hele skal gemmes, og hvad der kan makuleres, står i Hvor længe skal man gemme bilag?

Det, loven ikke kræver, er en scanner. En telefon og regnskabsprogrammets app kan tage billeder af kvitteringer, og for 20 bilag om måneden er det rigeligt. Scanneren betaler sig, når det er 20 bilag om ugen, når bilagene er A4-fakturaer og kontoudtog med to sider, eller når det er januar, og der ligger et års kuverter. Det er det sidste scenarie, vi har valgt modellerne efter.

Brother DS-940DW: til dig, der scanner i bilen

1.323 kr. hos Proshop · på lager · 15 sider/min. · automatisk duplex · USB 3.0 og Wi-Fi

Annonce

DS-940DW er en aflang stang på størrelse med en lineal, man fodrer ét ark ad gangen. Det lyder som en begrænsning, og det er det – men den scanner begge sider i samme gennemløb (30 billeder i minuttet ifølge Brother), den får strøm fra USB-porten, og den har Wi-Fi, så den kan sende direkte til telefonen uden computer. Den er til håndværkeren, konsulenten og sælgeren, der har bilagene i bilen og vil scanne dem samme dag i stedet for at samle dem til marts. Til et års bunke er den langsom: 300 kvitteringer er 300 gange at føde et ark ind. Proshop sælger indføringsark separat til kvitteringer, der er for små eller krøllede til at køre igennem alene.

Køb hos Proshop

Brother ADS-4100: den, vi ville stille på kontoret

2.484 kr. hos Proshop · på lager · 35 sider/min. · 60-arks føder · USB 3.0

Her er forskellen på en bordscanner og en mobil: Du lægger 60 ark i føderen, trykker én gang, og et par minutter senere er de scannet på begge sider. ADS-4100 har ifølge Brother dobbelte CIS-sensorer, 600 dpi og scanner op til 35 sider i minuttet – 70 billeder, når begge sider tages. Den kan ifølge Proshop også tage visitkort og plastkort, og den kan scanne direkte til en USB-nøgle uden computer. Det, den ikke har, er netværk: Den skal sidde i én computer via USB. Til en enkeltmandsvirksomhed eller et lille kontor, hvor én person bogfører, er det ligegyldigt. Skal flere bruge den, så se ADS-4300N nederst.

Køb hos Proshop

Canon imageFORMULA DR-C240: hurtigst på sort-hvid

2.722 kr. hos Proshop · på lager · 45 sider/min. mono, 30 farve · 60-arks føder · USB 2.0

Canons DR-C240 er den hurtigste af de tre på sort-hvid – 45 sider i minuttet ifølge Proshop – og den er specificeret til op til 4.000 scanninger om dagen, hvilket fortæller noget om, hvad den er bygget til. Den tager også Legal-format, ikke kun A4. Til gengæld er den på USB 2.0, og i farve falder den til 30 sider i minuttet, altså under Brothers 35. Til bilag, der for det meste er sort tekst på hvidt papir, er mono-hastigheden den, der tæller; vil du have kvitteringer og fakturaer i farve, er ADS-4100 lige så hurtig og 238 kr. billigere. Canon-scanneren er valget, hvis det er store mængder, og du vil have en maskine, der er dimensioneret til at køre hver dag.

Køb hos Proshop

Vælg sådan

Vælg Brother DS-940DW, hvis bilagene opstår på farten, og du vil scanne dem samme dag – og hvis der er under 50 om måneden. Vælg Brother ADS-4100, hvis der er en bunke, der skal væk, og én person på kontoret bogfører; det er den, vi ville købe til de fleste små virksomheder. Vælg Canon DR-C240, hvis mængden er stor, det meste er sort-hvid, og scanneren skal arbejde hver dag.

Og hvis flere skal dele den: Brother ADS-4300N (2.890 kr. hos Proshop, fjernlager 2–3 dage) er ADS-4100 med netværksstik, 80-arks føder og 40 sider i minuttet i både mono og farve ifølge Proshop. Den er det rigtige valg til et kontor med tre-fire mennesker, der alle afleverer bilag – så står scanneren ét sted, og alle kan scanne til deres egen mappe.

Uanset model: Sæt scanneren op til at gemme som pdf med tekstgenkendelse (OCR), hvis den medfølgende software kan det, så bilagene kan søges frem på beløb og leverandør bagefter. Det er den indstilling, der gør, at man finder bilaget på fem sekunder i 2031, når det er det eneste, revisoren mangler. Og makulér ikke papiret, før det digitale er på plads og sikkerhedskopieret – backup af hjemmekontoret hører med til digital bogføring. Når det så er gjort, er det makulatoren: de bedste makulatorer til følsomme dokumenter.

Priser og lager er aflæst hos Proshop 15. oktober 2026. Specifikationer er producenternes og Proshops oplysninger; vi har ikke selv prøvet scannerne. Artiklen er ikke juridisk eller regnskabsmæssig rådgivning – spørg din revisor, om din virksomhed er omfattet af kravet om digital bogføring. Linkene til Proshop er affiliate-links; vi kan få provision, uden at det koster dig ekstra.